+7 (495) 365 0011 +7 (495) 366 3754 niistat@hotbox.ru

 Нормативные документы НИИ статистики

 

Правила ВТР
http://niistat.ru/wp-content/uploads/2016/04/Pravila-trudovogo-rasporyadka.pdf
Регламент договорной деятельности
Положения о структурных подразделениях
Положение об оплате труда работников
Положение о премировании работников
Положение о постоянно действующей инвентаризационной комиссии
Положение о постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов
ИНСТРУКЦИЯ Об организации делопроизводства

ИНСТРУКЦИЯ

“Об организации делопроизводства в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Научно-исследовательский институт проблем социально-экономической статистики Федеральной службы государственной статистики» (НИИ статистики Росстата)
1. Делопроизводство в НИИ статистики Росстата осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263). На основе указанных Правил НИИ статистики Росстата по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Основные понятия
2. В настоящей Инструкии используются следующие основные понятия:
“документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
“делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в НИИ статистики Росстата;
“документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот НИИ статистики Росстата;
“документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
“реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
“подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
“копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
“регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
“номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в НИИ статистики Росстата, с указанием сроков их хранения;
“дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности НИИ Статистики Росстата;
“служба делопроизводства” – структурное подразделение (или сотрудник) НИИ статистики Росстата, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях НИИ статистики Росстата;
“электронный образ документа” – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
“сканирование документа” – получение электронного образа документа;
“система электронного документооборота” – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
“электронный документооборот” – документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Организация и ведение делопроизводства в НИИ статистики Росстата осуществляются Административным отделом НИИ статистики Росстата. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в отделе возлагается на его начальника. Непосредственная работа по документационному обеспечению в отделе осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство, и лицом, его замещающим.

Создание документов в НИИ статистики Росстата

4. Документы, создаваемые в НИИ статистики Росстата, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
4.1 . Бланки НИИ статистики Росстата разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в НИИ статистики Росстата используются электронные шаблоны бланков документов.
4.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
4.3. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов НИИ статистики Росстата утверждаются руководителем НИИ статистики Росстата.
4.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности НИИ статистики Росстата, являются:
а) наименование НИИ статистики Росстата;
б) должность лица – автора документа;
в) подпись должностного лица;
г) вид документа;
д) место составления (издания) документа;
е) справочные данные о НИИ статистики Росстата;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование либо аннотация документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка о заверении копии;
у) отметка об исполнителе;
ф) указания по исполнению документа;
х) отметка о контроле документа;
ц) отметка об исполнении документа;
ч) отметка о конфиденциальности;
ш) отметка о поступлении документа.
4.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
4.6. Согласование документа в НИИ статистики Росстата оформляется визой уполномоченного должностного лица НИИ статистики Росстата. Согласование документа, созданного в НИИ статистики Росстата, с органами государственной власти и другими организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Требования к организации документооборота в НИИ статистики Росстата

5.1. В документообороте НИИ статистики Росстата выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
5.2. В НИИ статистики Росстата доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.
5.3. Документы, поступающие в НИИ статистики Росстата, проходят первичную обработку секретарем директора, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
5.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
5.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
5.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов НИИ статистики Росстата.
5.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю НИИ статистики Росстата или по решению руководителя НИИ статистики Росстата иным должностным лицам НИИ статистики Росстата. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
5.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение НИИ статистики Росстата, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копии документа.
5.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) НИИ статистики Росстата передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
5.9.1. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
5.9.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
5.9.3. Передача документов между структурными подразделениями НИИ статистики Росстата осуществляется через службу делопроизводства.
5.9.4. В НИИ статистики Росстата службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю НИИ статистики Росстата в установленном им порядке.
5.9.5. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота НИИ статистики Росстата используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота НИИ статистики Росстата могут использоваться дополнительные сведения о документах.
Документальный фонд НИИ статистики Росстата

6.1 НИИ статистики Росстата:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
6.2 Формирование документального фонда НИИ статистики Росстата осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив НИИ статистики Росстата.
6.3 Номенклатура дел НИИ статистики Росстата:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается руководителем НИИ статистики Росстата не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности НИИ статистики Росстата документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры НИИ статистики Росстата подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
6.4 Наименованиями разделов номенклатуры дел НИИ статистики Росстата являются наименования структурных подразделений НИИ статистики Росстата.
6.5 Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.7 Дела со дня их формирования до передачи в архив НИИ статистики Росстата или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
6.8 Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем НИИ статистики Росстата, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя НИИ статистики Росстата или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
6.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя НИИ статистики Росстата с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
6.9.1. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив НИИ статистики Росстата не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив НИИ статистики Росстата производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях НИИ статистики Росстата. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив НИИ статистики Росстата не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.9.2. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
6.9.3. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в НИИ статистики Росстата определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Особенности работы с электронными документами в НИИ статистики Росстата

7.1. В НИИ статистики Росстата создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью НИИ статистики Росстата – автора документа в соответствии с Федеральным законом “Об электронной подписи”.
7.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте НИИ статистики Росстата могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в НИИ статистики Росстата, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
7.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем НИИ статистики Росстата на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем НИИ статистики Росстата по согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота НИИ статистики Росстата. Система электронного документооборота НИИ статистики Росстата должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
7.6 Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
7.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
7.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя НИИ статистики Росстата, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям НИИ статистики Росстата, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
7.9. Документы, создаваемые в НИИ статистики Росстата и (или) поступившие в НИИ статистики Росстата на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
7.9.1 Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота НИИ статистики Росстата.
7.9.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
7.9.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в НИИ статистики Росстата в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
7.9.4. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем НИИ статистики Росстата.
Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование либо аннотация документа
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности

Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств
Инструкция по списанию основных средств

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники